Manager Klantbeleving en Kantoorbeheer/Customer Experience & Office Manager

Over Jon Renau

Jon Renau is een internationaal toonaangevend familiebedrijf dat pruiken, haartoppers en haarextensions ontwerpt en produceert. Het bedrijf is opgericht door John en Stella Reynolds en gevestigd in de Verenigde Staten. Jon Renau is door de jaren heen gegroeid, met behoud van sterke familiewaarden en een voortdurende focus op innovatie.

Wij werken nauw samen met zowel fysieke winkels als online retailers en bieden flexibele, klantgerichte ondersteuning aan ondernemingen van elke omvang. Met meer dan 125 modellen en ruim 100 door salontrends geïnspireerde kleuren staat Jon Renau bekend om kwaliteit, oog voor detail en de inzet om het leven van onze eindgebruikers te verbeteren. Wij helpen mensen hun persoonlijkheid uit te drukken door middel van stijl en kleur en zetten ons in voor een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en klanttevredenheid.

Meer informatie over ons bedrijf, onze producten en onze betrokkenheid bij onze klanten vind je op jonrenau.com.

Over de functie

De functie van Customer Experience & Office Manager – Nederland is een fulltime functie waarbij je op locatie werkt in ons kantoor in Velp.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse kantoororganisatie. Je coördineert administratieve werkzaamheden, beheert kantoorbenodigdheden en ondersteunt de praktische organisatie van het lokale team.

Daarnaast zorg je voor een uitstekende klantbeleving door klantvragen te beantwoorden, problemen op te lossen en een hoge klanttevredenheid te waarborgen via onze verschillende contactkanalen. Je bouwt sterke klantrelaties op, bewaakt de kwaliteit van onze dienstverlening en signaleert mogelijkheden om processen te verbeteren.

Je werkt samen met interne teams om werkprocessen te stroomlijnen, gegevens nauwkeurig bij te houden en de merkstandaarden van Jon Renau in Nederland te waarborgen.

Jouw verantwoordelijkheden

Klantbeleving en commerciële ondersteuning

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten via telefoon en e-mail.
• Je beantwoordt vragen over pruiken, haarwerken, haarextensions, producten, bestellingen, beschikbaarheid en leveringen.
• Je adviseert klanten over passende producten en helpt hen weloverwogen aankoopbeslissingen te nemen.
• Je verwerkt en beheert groothandelsbestellingen en volgt deze op.
• Je bouwt sterke relaties op met salons, kappers, haarwerkspecialisten en andere zakelijke klanten en onderhoudt deze.
• Je handelt klantvragen, klachten en problemen met bestellingen professioneel en oplossingsgericht af.
• Je ondersteunt bestaande klantaccounts en signaleert passende verkoopkansen.
• Je houdt klant-, leveranciers-, product- en bestelgegevens nauwkeurig bij.
• Je draagt ideeën aan om de klantbeleving te verbeteren en onze dienstverlening verder te ontwikkelen.

Kantoorbeheer en dagelijkse bedrijfsvoering

• Je zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden op ons Nederlandse kantoor soepel verlopen.
• Je coördineert de kantooradministratie, correspondentie, archivering en documentatie.
• Je beheert kantoorbenodigdheden en stemt werkzaamheden af met externe dienstverleners.
• Je beheert inkomende en uitgaande post, leveringen en verzendingen.
• Je coördineert waar nodig afspraken, vergaderingen en interne planningen.
• Je ondersteunt de introductie van nieuwe medewerkers en regelt praktische zaken voor medewerkers en bezoekers.
• Je zorgt voor een georganiseerd en professioneel kantoor met voldoende benodigdheden.
• Je bent het lokale aanspreekpunt voor kantoorgerelateerde vragen en operationele problemen.
• Je onderhoudt contact met collega’s op het Amerikaanse hoofdkantoor van Jon Renau en met andere internationale partners.
• Je ondersteunt de verwerking van facturen, onkosten en eenvoudige financiële administratie, in samenwerking met de verantwoordelijke interne teams.
• Je draagt bij aan de naleving van relevante kantoorprocedures en lokale bedrijfsvereisten.

Voorraadbeheer en orderafhandeling

• Je bewaakt voorraadniveaus en de beschikbaarheid van producten.
• Je stemt productbestellingen en leveringen af met leveranciers en interne teams.
• Je maakt klantzendingen gereed, controleert deze en verzorgt de verzending.
• Je volgt openstaande bestellingen, naleveringen, retouren en omruilingen op.
• Je helpt de voorraad- en besteladministratie nauwkeurig bij te houden.
• Je werkt samen met logistieke partners om leveringsproblemen op te lossen.

Wie wij zoeken

Je bent een enthousiaste, commercieel ingestelde en goed georganiseerde professional die graag klanten helpt en zorgt dat een kantoor soepel draait. Deze functie past bij iemand die houdt van afwisseling, verantwoordelijkheid neemt en gemakkelijk schakelt tussen klantvragen en operationele prioriteiten.

Je neemt initiatief, pakt problemen met vertrouwen aan en kunt meerdere verantwoordelijkheden tegelijkertijd beheren.

Je beschikt over:

• Een mbo- of hbo-opleiding, vergelijkbare relevante werkervaring of een gelijkwaardig werk- en denkniveau.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een goede beheersing van het Engels voor professioneel gebruik.
• Ervaring in klantenservice, kantoorbeheer, verkoopondersteuning, groothandelsverkoop of accountmanagement.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om duurzame relaties op te bouwen.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Oog voor detail en het vermogen om prioriteiten te stellen bij uiteenlopende werkzaamheden.
• Een proactieve, flexibele en oplossingsgerichte instelling.
• Het vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd effectief samen te werken met een internationaal team.
• Een praktische, hands-on mentaliteit en de bereidheid om het team te ondersteunen waar nodig.

De volgende kennis en ervaring zijn een sterke pré:

• Beheersing van de Duitse taal.
• Ervaring in de pruiken-, haarwerken-, haarextensions-, kappers- of professionele beautybranche.
• Kennis van de Nederlandse groothandelsmarkt voor haarproducten en haarwerken.
• Bestaande relaties met salons of haarwerkspecialisten.

Wat wij bieden

• Een afwisselende fulltime functie met verantwoordelijkheid in Nederland.
• Een marktconform salaris en vakantiegeld.
• Interne training en begeleiding om je product- en branchekennis verder te ontwikkelen.
• De kans om een gerenommeerd Amerikaans merk te vertegenwoordigen tijdens de verdere uitbreiding in Europa.
• Een vriendelijk, betrokken en hecht internationaal team.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om verantwoordelijkheid te nemen.
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en persoonlijke groei.

Solliciteren

Zet jij je graag in voor uitstekende klantenservice, houd je van een georganiseerde en gastvrije werkomgeving en heb je interesse in de professionele haarbranche? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie.

Stuur je cv en een korte motivatiebrief naar peter.ricci@jonrenau.com.

__________________________________________________________________________

Company Description

Jon Renau is a family-owned, international leader in the design and manufacturing of wigs, hair toppers, and extensions. Founded and based in the United States by John and Stella Reynolds, the company has grown while maintaining strong family values and a focus on innovation. Jon Renau partners closely with both brick-and-mortar and online retailers, offering agile, responsive support to businesses of all sizes. With more than 125 styles and over 100 salon-inspired colors, the brand is celebrated for its quality, attention to detail, and commitment to improving the lives of end wearers. Jon Renau emphasizes self-expression through style and color and is dedicated to delivering excellent value and customer satisfaction.

To learn more about our company, products, and commitment to our customers, visit jonrenau.com.

Role Description

The Customer Experience & Office Manager – Netherlands is a full-time, on-site role based in Velp. This role is responsible for overseeing daily office operations, including coordinating administrative tasks, managing office supplies, and supporting local team logistics. The position focuses on delivering an exceptional customer experience by responding to customer inquiries, resolving issues, and ensuring a high level of customer satisfaction across channels. The role also involves building strong relationships with customers, monitoring service quality, and identifying opportunities to improve processes. The Customer Experience & Office Manager collaborates with internal teams to streamline workflows, maintain accurate records, and uphold Jon Renau’s brand standards in the Netherlands.

Your Responsibilities

Customer Experience and Commercial Support

• Serve as the primary point of contact for customers by phone and email
• Respond to questions regarding wigs, hairpieces, hair extensions, products, orders, availability, and deliveries
• Advise customers on suitable products and support them in making informed purchasing decisions
• Process, manage, and follow up on wholesale orders
• Build and maintain strong relationships with salons, hairdressers, hairpiece specialists, and other professional customers
• Resolve customer questions, complaints, and order issues in a professional and solution-oriented manner
• Support existing customer accounts and identify appropriate sales opportunities
• Maintain accurate customer, supplier, product, and order information
• Contribute ideas to improve the customer experience and develop our services

Office Management and Operations

• Oversee the smooth day-to-day operation of the Netherlands office
• Coordinate office administration, correspondence, filing, and documentation
• Maintain office supplies and coordinate with external service providers
• Manage incoming and outgoing post, deliveries, and shipments
• Coordinate appointments, meetings, and internal schedules when required
• Support onboarding and other practical arrangements for employees and visitors
• Ensure that the office remains organized, professional, and well supplied
• Act as the local contact for office-related questions and operational issues
• Liaise with colleagues at Jon Renau’s US headquarters and other international partners
• Assist with invoices, expenses, and basic financial administration in coordination with the appropriate internal teams
• Support compliance with relevant office procedures and local business requirements

Inventory and Order Fulfilment

• Monitor inventory levels and product availability
• Coordinate product orders and deliveries with suppliers and internal teams
• Prepare, check, and dispatch customer shipments
• Monitor outstanding orders, backorders, returns, and exchanges
• Help ensure that inventory and order records remain accurate
• Work with logistics partners to resolve delivery issues

Who We Are Looking For

You are an enthusiastic, commercially minded, and highly organized professional who enjoys helping customers and keeping an office running smoothly. This is an ideal opportunity for an organized and resourceful professional who enjoys variety, takes ownership, and is comfortable switching between customer needs and operational priorities. You take initiative, solve problems confidently, and are comfortable managing several responsibilities at once.

The ideal candidate brings:

• MBO- or HBO-level education, comparable professional experience, or an equivalent level of working and thinking ability
• Professional fluency in spoken and written Dutch
• Good working proficiency in English
• Experience in customer service, office management, sales support, wholesale sales, or account management
• Strong communication and relationship-building skills
• Excellent organizational and administrative abilities
• Attention to detail and the ability to prioritize competing responsibilities
• A proactive, flexible, and solution-focused approach
• The confidence to work independently while collaborating effectively with an international team
• A practical, hands-on approach and willingness to support the team as needed

The following qualifications are highly preferred:

• German-language skills
• Experience in the wig, hairpiece, hair-extension, hairdressing, or professional beauty industry
• Knowledge of the Dutch wholesale hair market
• Established relationships with salons or hairpiece specialists

What We Offer

• A varied and responsible full-time position in the Netherlands
• A competitive salary and holiday allowance
• Internal training and guidance to develop your product and industry knowledge
• The opportunity to represent a respected US brand as it expands in Europe
• A friendly, supportive, and close-knit international team
• A high degree of independence and ownership
• Opportunities for professional development and personal growth

How to Apply

If you are committed to delivering excellent customer service, enjoy maintaining an organized and welcoming workplace, and are interested in the professional hair industry, we would welcome your application. Please send your résumé and a brief cover letter to peter.ricci@jonrenau.com.

Salaris: €44.600,00 - €80.300,00 per jaar

Bereidheid om te reizen/verhuizen:

• 5363 Velp: kunnen pendelen of van plan zijn te verhuizen voordat het contract ingaat (Gewenst)

Taal:

• Nederlands en Engels (Gewenst)

Werklocatie: Fysiek

Izvor: https://indeed.com/viewjob?jk=e3f49d29aa6d9120

Nivo: senior