Office & Backoffice Coördinator

Ben jij degene die achter de schermen zorgt dat alles klopt?

Wij zijn DS Milieuconsult, een professioneel en betrokken milieuadviesbureau gevestigd in Puttershoek. Onze adviseurs houden zich dagelijks bezig met uiteenlopende milieuvraagstukken voor bedrijven, overheden en organisaties. Een belangrijk deel van ons werk ontstaat vanuit calamiteiten en acute situaties waarin snel gehandeld moet worden. Dat betekent dat onze planning soms onverwacht verandert en prioriteiten gedurende de dag kunnen verschuiven.

Om ons bureau verder te professionaliseren en te laten groeien, zoeken wij een gedreven Office & Backoffice Coördinator die ervoor zorgt dat achter de schermen alles vlekkeloos verloopt.

We zoeken daarbij niet alleen iemand voor de standaard administratie. We zoeken een organisatorische duizendpoot die overzicht houdt, zaken proactief oppakt en het leuk vindt om steeds meer verantwoordelijkheid naar zich toe te trekken.

Van facturatie en projectadministratie tot personeelszaken, offertes, planning en het slimmer organiseren van onze werkprocessen. Zie jij daarnaast mogelijkheden om met AI of automatisering ons werk eenvoudiger en efficiënter te maken? Dan krijg je bij ons alle ruimte om daarmee aan de slag te gaan.

Kortom: een brede en veelzijdige functie waarin jij kunt uitgroeien tot de spil van onze organisatie in Puttershoek.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt direct het management en onze adviseurs. Je zorgt ervoor dat de organisatorische en administratieve kant van het bureau op rolletjes loopt.

Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend:

• Financiële administratie: Verzorgen en bewaken van de facturatie, urenregistratie en het debiteurenbeheer.
• Projectadministratie: Bijhouden van projecten, opdrachten, budgetten en het voorbereiden van offertes en rapportages.
• Managementondersteuning: Ondersteunen bij planningen, overzichten en het opleveren van managementinformatie.
• Proces- & Dossierbeheer: Beheren en structureren van digitale dossiers, systemen en documentstromen.
• HR & Personeelszaken: Ondersteunen bij werving & selectie, vacatures en de administratieve kant van personeelszaken.
• Relatiebeheer: Eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers, de accountant en overige relaties.
• Interne organisatie: Voorbereiden en organiseren van interne overleggen, bewaken van actiepunten, communicatie en praktijkzaken rondom ons kantoor.
• Digitalisering & AI: Signaleren van verbetermogelijkheden in onze processen en het onderzoeken en toepassen van AI-tools en automatisering binnen onze bedrijfsvoering.

Omdat een belangrijk deel van onze werkzaamheden calamiteitgestuurd is, kan een werkdag ineens anders lopen dan gepland. Een urgent milieu-incident vraagt om directe actie, waardoor prioriteiten verschuiven. Jij houdt juist op zulke momenten je hoofd koel, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat de lopende zaken niet uit beeld verdwijnen.

AI en Digitalisering

Je hoeft zeker geen IT- of AI-specialist te zijn; nieuwsgierigheid is veel belangrijker! Als jij het interessant vindt om te ontdekken hoe hulpmiddelen zoals ChatGPT, Microsoft 365 en andere digitale tools ons werk slimmer kunnen maken, dan ondersteunen we je graag om je daarin verder te ontwikkelen.

We vinden het geweldig als je zelf kansen ziet: Welke terugkerende taken kunnen we automatiseren? Hoe kunnen we informatie slimmer structureren? En hoe ontlasten we de adviseurs optimaal?

Wie zoeken wij?

We zoeken een zelfstandige collega die ziet wat er moet gebeuren. Iemand die niet op een instructie wacht, maar zelf nadenkt, vragen stelt en met praktische oplossingen komt.

Je bent nauwkeurig waar nodig, pragmatisch waar het kan en raakt niet snel van slag als de planning ineens verandert. Je bent communicatief sterk, stressbestendig en bezit een flinke dosis aanpassingsvermogen.

Verder meen je:

• Mbo+ / hbo werk- en denkniveau.
• (Bij voorkeur) ervaring in een brede administratieve, financiële, secretariële of office-functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ruime ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook) en affiniteit met digitale systemen.
• Organisatorisch talent: je bewaart het overzicht, ook tijdens hectische momenten.
• Enthousiasme over de mogelijkheden van automatisering en AI (of de wil om dit te leren).
• Een collegiale, toegankelijke en klantgerichte instelling.

Ervaring binnen een milieuadviesbureau is niet vereist. Wij vinden het belangrijker dat je slim, betrouwbaar, leergierig en organisatorisch ijzersterk bent.

Wat voor persoon past bij ons?

DS Milieuconsult is een compact bureau. Dat betekent dat jouw persoonlijkheid en inzet echt het verschil maken. Je bent bij ons geen nummer, maar werkt direct samen met het management en de adviseurs.

Je past bij ons als je denkt: "Dat kan volgens mij handiger" — en vervolgens ook zelf uitzoekt hoe. Je krijgt energie van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. De ene ochtend stroomlijnt de facturatie en bereid je een offerte voor, en 's middags schakel je snel mee bij een acute calamiteit. Juist die combinatie van structuur bieden en snel kunnen omschakelen maakt deze rol voor jou aantrekkelijk.

Wat bieden wij?

Een zelfstandige en veelzijdige positie binnen een professioneel en informeel adviesbureau in Puttershoek, met korte lijnen en veel ruimte voor eigen inbreng.

• Flexibiliteit: Een parttime dienstverband (uren in overleg af te stemmen).
• Arbeidsvoorwaarden: Een marktconform salaris dat aansluit bij jouw ervaring, plus goede secundaire voorwaarden.
• Werkomgeving: Een prettige, informele werksfeer met een betrokken team.
• Ontwikkeling: Volop ruimte om te leren op het gebied van AI, automatisering en procesoptimalisatie.
• Groei & Invloed: Directe invloed op onze bedrijfsvoering en een functie die met jouw ambities mee kan groeien.

Interesse?

Lijkt het je wat om bij DS Milieuconsult de verbindende factor te worden op ons kantoor in Puttershoek? Dan horen we heel graag van je!

Stuur je cv en een korte motivatie waarin je vertelt wie je bent en waarom een brede coördinerende rol binnen ons milieuadviesbureau jou aanspreekt.

Salaris: €2.500,00 - €5.600,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Flexibele werkuren
• Kosteloos parkeren
• Pensioen
• Reiskostenvergoeding
• Werk vanuit huis

Werklocatie: Fysiek

Rad na daljinu: Da

Izvor: https://indeed.com/viewjob?jk=451bcc9bebc9fa23

Nivo: mid level